Как предотвратить печать ячеек в Excel

Если вы используете Office 2010, то в разделе “Файл -> Печать -> Настройка страницы -> Лист (вкладка)” настройка “Область печати” должна быть такой, какой вы ищете. В моем примере будут печататься только колонки A:J, однако все отображается при просмотре на экране.

Вот как выглядит диалог:

Это может быть также доступно как “Макет страницы” → “Настройка страницы” → (угловая кнопка) → “Настройка страницы” → “Лист”:

Это решение не требует от вас специальных действий до и после каждого раза, когда вам нужно распечатать файл.  оно основывается на идее использования “Области печати”, как предлагают Теренс и Дон Livezey.  Положите ячейку(ячейки), которые вы не хотите печатать вне области печати.  Если этого достаточно для вас, то вы закончили.

Но вы можете захотеть, чтобы исключенные ячейки появлялись внутри области печати, когда вы редактируете рабочий лист.  в этом случае, для каждой ячейки, которую вы хотите отобразить, но не печатать:

• Вставьте “форму”.  (Прямоугольник работает лучше всего.)  Расположите его над ячейкой, где вы хотите, чтобы данные появились.  Отформатируйте его визуально так, как вы хотите.  Лучше всего, чтобы не было границ.  Установите цвет заливки так, как вы хотите для цвета фона, или чтобы заливка не позволяла цвету заливки, лежащему в основе ячейки, показываться (и сделайте саму форму невидимой).
• Настройте формулу для отображения содержимого нужной ячейки, выбрав формулу, а затем введя ссылку (например, =D15) в строку формулы в top.  Не просто вводите формулу; если вы это сделаете, формула (=D15) отобразится буквально.
• щёлкните правой кнопкой мыши на фигуре и выберите “Format Shape”.  В разделе “Свойства” можно выбрать, печатается фигура или нет (сняв флажок “Печатать объект”).  (В Excel 2013 это в разделе “Параметры фигуры” → “Размер и свойства” → “Свойства”).

Для этого можно применять нормальное (не условное) форматирование. Выберите ячейку, строку и/или столбец в вопросительном знаке и перейдите к “Ячейкам форматирования”, которые доступны через ленту (“Home” → “Cells” → “Format”) или сочетание клавиш Ctrl+1.

На вкладке “Номер” выберите Категория = “Пользовательский”, а для ввода “Тип”:

"";"";"";""

или просто

;;;

Это говорит Excel выводить пустую строку, если ячейка содержит положительное число, отрицательное число, ноль или (нецифровой) текст. Таким образом, любое значение, не являющееся ошибкой, будет скрыто на экране и при печати.

Я решил эту же проблему, создав отдельный лист и скопировав туда ссылку на информацию. To сделайте это, выделите весь исходный лист и скопируйте его (Ctrl+C). Перейдите на новый лист и щелкните правой кнопкой мыши на первой ячейке. Выберите значок ссылки в окне Параметры вставки. Все вставленное будет деформатировано, поэтому вам придется это исправить. Пустые ячейки будут содержать нули. Это можно исправить, перейдя в “Файл” → “Параметры” → “Дополнительно” и сняв флажок “Показывать ноль в ячейках, которые имеют нулевое значение”.

Теперь вы можете удалить любые ячейки, строки или столбцы, которые вы не хотели бы видеть на распечатке. По мере обновления исходного листа будет обновляться лист для печати.

Если у вас, как и у меня, есть базовый лист, который вы копируете для разных периодов времени или целей, вы можете создать этот лист для базового листа. Когда вам нужна новая пара, просто скопируйте оба листа, и новый лист будет связан с новым листом.

Когда мне нужно было делать то, что ты говоришь, я бы делал то, что делаю я:

Использовать функцию в редакторе кода (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

, чтобы скрыть столбцы или строки, сделать распечатку, а затем распечатать их.

Пример:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Или измените соответствующую часть, чтобы скрыть столбцы (в этом примере скрываются столбцы B и D):

With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Или спрячьте все строки с пустой ячейкой в столбце A:

With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Ссылки:

• Скрывать строки, столбцы или ячейки при печати листа
• Предотвращать печать определенных ячеек
• Как добавить VBA в MS Office?

У меня не хватает репутационных очков, чтобы комментировать другие сообщения, поэтому я добавлю “ответ” с некоторыми замечаниями. У меня была такая же или похожая потребность, и есть плюсы и минусы различных подходов.

• установка области печати: Это может работать в зависимости от макета листа, но не слишком хорошо обрабатывает несмежное выделение области печати. Или, возможно, очень хорошо с этим справляется, но выбранный подход не работает в моем случае. Например, если у меня есть электронная таблица со столбцами A-E, и я хочу скрыть столбцы B и D при печати, то она помещает каждую напечатанную колонку {A, C, E} на отдельную страницу. Не совсем то, что я хотел.

• установка текста на белом фоне: Может сработать в некоторых случаях, но BEWARE не предотвращает утечку скрытых данных. Если вы пытаетесь скрыть конфиденциальную информацию, знайте, что если вы печатаете в PDF, данные все равно будут присутствовать в PDF файле. Несмотря на то, что это бело-в-белый, он все еще там, и может быть скопирован / распечатан из PDF-файла. 0x2 и 0x2 и я предпочитаю подход, который использует макросы, чтобы скрыть выбранные столбцы при печати, хотя я понимаю, что это может быть неприменимо или не лучший выбор во всех ситуациях.

Вы можете “скрыть” целые строки или столбцы, щелкнув правой кнопкой мыши на строке/столбце и выбрав “Скрыть”. Это предотвратит печать (или отображение) строки/столбца. Если у вас несколько строк/столбцов, вы можете выделить их, “щелкнув мышью”, если они находятся рядом друг с другом, или Ctrl+щелчок, если они не находятся рядом. Когда строки/столбцы скрыты, их номер/буквенное обозначение не отображается. Чтобы скрыть их, просто выделите строки/столбцы с обеих сторон, “щелкните правой кнопкой мыши” и выберите “Скрыть”.

Я не уверен, сможете ли вы предотвратить печать отдельных ячеек, кроме изменения цвета шрифта. Вы можете автоматизировать это с помощью условного форматирования.

Чтобы предотвратить печать строк или столбцов, можно скрыть его из виду:

1. Выберите строку(и) / столбец(и)
2. Щелкните правой кнопкой мыши на ней 0x2 и 3. Выберите “Скрыть” в контекстном меню

Изменяется способ создания группы, а затем сверните ее:

1. Выберите строку(и) / столбец(и)
2. Выберите вкладку Данные (в ленте) -> кнопка Группа в Outline группа

Теперь вы можете быстро свернуть/расширить строку(и) /столбень(и) для редактирования/печати.

Также посмотрите на видео , описывающее несколько способов скрытия ячеек (в том числе описанное выше).

Я пошел по дороге “чистого содержания” и могу сказать, что в напряженный день не трудно забыть что-то отменить только ради печати.

Мой процесс с тех пор состоит из “рабочей” (исходной) вкладки с сообщением “не трогать” коллег, работающих в моем файле, а также “печати” (назначения) вкладки, которая рисует непосредственно с рабочей вкладки, не беспокоясь об очистке, скрыть, или не помня, что положить обратно.

Когда я обновляю источник, получатель получает всю необходимую информацию, и я не теряю часы работы, которые я должен был бы лучше выполнять резервное копирование.

А также, делайте резервные копии файлов, hehe.

Спасибо.

Принимая во внимание предыдущую рекомендацию то, что белый шрифт может быть виден при печати PDF, я использую следующую технику:

Использовать ячейку вне области печати с записью “1” или “0”.

Затем я ссылаюсь на это поле в условном форматировании всех ячеек, которые требуется не печатать.

Если A1=0, то установите формат белого шрифта.

Если A1=1, то установите черный или любой другой цветной шрифт.

Вторая строка может не понадобиться, но также позволяет выделить области, используя различные номера для диапазона или отдельных ячеек, на выбранном фоне, границах и шрифтах, выбрав диапазон номеров в ячейке A1.

Кроме того, скрывать колонки или строки, как это предлагается выше. Вы можете посмотреть на Custom Views как на простой способ применения и неприменения того, что вы не хотите показывать.

Например, если вы печатаете один столбец для продавца, другой для склада, а третий со всем, вы можете создать пользовательское представление для каждого и легко переключиться на любой из них.

Другой простой способ - временно очистить содержимое ячейки, выделив выделенные ячейки - щелкните правой кнопкой мыши и выберите “Очистить содержимое”.

Теперь вы можете распечатать, а затем нажать кнопку “Отменить”, и все вернется в нормальное состояние.